江南大学教育发展基金会档案管理制度

（江南大学教育发展基金会四届一次理事会通过)

第一章 总则

第一条 为规范江南大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，确保基金会档案的完整、系统、准确，使档案管理工作规范化、制度化，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》（国务院令第400号）和《江南大学教育发展基金会章程》，特制定本制度。

第二条 基金会各类收发文件，要统一由秘书处备案登记，及时收发，及时登记。

第三条 上一年度所有档案应于次年十月底前整理归档，由基金会秘书处指定专人负责管理和保存。

第四条 调阅存管档案资料或正在撰写中的文件，要严格办理手续，须秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可在基金会相关场所进行查阅。

第五条 基金会各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带离基金会办公室。所有工作人员都负有对项目资料和设计中的项目方案予以保密的义务。

第六条 基金会各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条  归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第八条 公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交基金会办公室归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文件材料的收集管理

第九条 实行部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知秘书处。

第十条 本基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处统一收集管理。

第十一条 由多部门共同参与的活动中形成的文件材料，由会议主办部门收集归档。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向秘书处办理归档手续；

（二）本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向秘书处办理归档手续。

第十二条 各部门专（兼）职档案管理人员的职责：

（一）熟悉工作业务，掌握文件材料的归档范围，收集管理相关的文件材料；

（二）档案管理人员应遵守档案管理的工作要求，忠于职守，维护基金会档案的完整和安全。

第三章 归档范围

第十三条 本基金会各类工作计划、总结、年度报告、财务预决算、投资理财资料、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 重要的会议材料，包括会议策划方案、通知、议程、报告、提案、总结、决议、会议纪要、记录等。

第十五条 相关部门发来的与基金会相关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十六条 本基金会所有项目从策划、筹资、协议、立项、审批、公示、实施、结项、审计、反馈、总结等的完整资料。

第十七条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

第十八条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、工资、福利等方面的文件材料。

第十九条 基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第二十条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的照片、录音、录像等。

第四章 附则

第二十一条 建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

第二十二条 基金会内设机构应根据部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十三条 本制度由江南大学教育发展基金会负责解释、修订。自公布之日起执行。